Phase 1

Planung und Setup

Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmer-Management klar zu werden. Hier helfen wir Ihnen als erfahrene Berater gerne weiter.

Im Rahmen der Prozessdefinition wird zunächst das Datenmanagement festgelegt. Vorhandene Daten werden übernommen, geprüft und auf Dubletten abgeglichen, anschließend geht es ins Detail: Wie sieht die grafische Gestaltung der Einladung aus, erfolgt der Versand per Email oder per Post? Auf welchem Weg antworten die Gäste und welche Informationen sollen abgefragt werden? Gibt es unterschiedliche Gästekategorien, die abweichende Anmeldeschritte notwendig machen? Müssen Hotels verwaltet und Reisen für die Gäste gebucht werden?

Sie sehen schon – Teilnehmer-Management beginnt weit vor der eigentlichen Veranstaltung. Hier kommt es auf saubere und exakte Prozesse von Beginn an - Änderungen sind zwar immer möglich, im Projektverlauf jedoch deutlich aufwendiger. Ergo - je früher wir involviert sind umso besser das Ergebnis!

Close

Phase 2

Vor dem Event

Nun ist es so weit: Die Einladungen werden verschickt, die Gäste bestätigen ihre Teilnahme. Dies kann online, per Post oder Antwort-Fax erfolgen. Anschließend erhalten die Teilnehmer ihre Bestätigungen und ihr Namensschild - beispielsweise in Form eines hochwertigen Kunststoff-Badges mit Barcode oder RFID-Chip.

Im Backoffice werden derweil unterschiedliche Reisearten koordiniert, die Hotelverteilung vorgenommen und auf Sonderwünsche reagiert. Auf Wunsch beantwortet eine telefonische Hotline die Fragen Ihrer Gäste - wenn nötig 7 Tage/24 Stunden und auch mehrsprachig. Ein fester Guest-One Ansprechpartner unterstützt Sie zudem während der gesamten Anmeldephase.

Eine zentrale Datenhaltung und maßgeschneiderte Reportings sorgen für den umfassenden Überblick über die Anmeldestände und Hotelbuchungen– jederzeit und an jedem Ort verfügbar.

Close

Phase 3

Auf dem Event

Der große Tag – die Türen öffnen sich. Mit einem innovativen Zutrittsmanagement sorgen wir nicht nur für einen reibungslosen und schnellen Check In. Sie behalten auch die Gewissheit, dass nur Ihre geladenen Gäste zur Veranstaltung eingelassen werden. Für Großveranstaltungen bieten wir Ihnen ein Live-Besucher-Monitoring. Über iPhones oder mobile Scanner werden die Gäste beim Eintritt und beim Verlassen der Location erfasst - eine Echzeitübersicht über anwesende Personen steht jederzeit online zur Verfügung.

Geschultes Personal, freundliche Hostessen und funktionierende Technik sorgen für die notwendige Sicherheit. Gerne unterstützen wir Sie zudem mit Sonderlösungen wie Sitzplatzverwaltung oder Besucher-Informationssystemen.

Und sollte es dennoch einmal zu unerwarteten Herausforderungen kommen, lösen die Experten am Info- und Trouble-Counter jedes Problem.

Close

Phase 4

Nach dem Event

Licht aus, das Event ist vorbei, der Abbau im vollen Gange: Ihre Gäste finden sich bereits auf der Rückreise oder sind wohlbehalten im Hotel angekommen. Auf Wunsch versenden wir personalisierte Dankesschreiben, erstellen eine Online-Bildergalerie oder informieren Ihre Gäste über eine Event-Befragung via E-Mail. Wir unterstützen Sie gerne auch im Nachgang Ihres Events mit maßgeschneiderten Lösungen.

Dazu erstellen wir selbstverständlich umfassende Reportings und Auswertungen, die Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung helfen und in die Planung der kommenden Projekte einfließen.

Denn nach dem Event ist ja bekanntlich vor dem Event...

Close

Extras

Sonderleistungen Messe-Management und Testdrive-Management

In den zurückliegenden zwei Jahrzehnten durften wir als Spezialist im Bereich Teilnehmermanagement eine Reihe von Sonderlösungen und Spezial-Software für unsere Kunden entwickeln. Viele dieser größeren und individuellen Lösungen werden im Messe-Management verwendet. Dabei handelt es sich nicht um Standard-Tools, sondern um individuelle Entwicklungen, die durch Einzigartigkeit und Funktionsfähigkeit eine hohe Akzeptanz bei unseren Kunden gefunden haben.

Messe-Management-System - MMS

Das Messe-Management-System (MMS) ist ein Online-Tool zur effizienten Planung und Unterstützung von Messeeinsätzen. Es dient im Vorfeld der Messe unter anderem zur Erfassung von Standpersonal sowie dessen Zuständigkeiten und Anwesenheitszeiten auf dem Messestand. Auch Termine und Räume können über das Messe-Management-System verwaltet werden. Vor Ort unterstützt das Infocounter-Modul die schnelle Suche nach dem richtigen Ansprechpartner - direkte Benachrichtigung über SMS oder Mail inklusive. Ein weiterer wichtiger Baustein unseres Messe-Management-Systems ist die elektronische Erfassung von Leadbögen und Messekontakten sowie deren Rückspielung in die kundeneigene CRM.

Das MMS ist modular aufgebaut, wobei sich die Module unterschiedlich kombinieren lassen. Basis ist hierbei immer das zentrale Administrationsmodul (siehe Übersichtsgrafik).



Funktionen und Module des Messe-Management-Systems von Guest-One:

  • Mitarbeiter-Portal inkl. Mitarbeiterprofilen und Fotos
  • Verwaltung von An- und Abwesenheiten
  • Buchung und Verwaltung von Terminen und Räumen
  • Hotelverwaltung und Transferlogistik für Mitarbeiter
  • diverse Back-Office-Funktionalitäten
  • elektronische Erfassung von Besucherreports z.B. über Tablets
  • Rückspielung der Leads in die kundeneigene CRM
  • Intergration Lettershop (Versand von Informationen direkt vom Stand)
  • Anbindung an die Messe-Registrierung
  • Vor-Ort-Funktionalität: Echtzeitübersichten des Standpersonals
  • Vor-Ort-Funktionalität: Kommunikation über Pager, Mail und SMS
  • Einbindung von Anmelde-Portalen für Kundenveranstaltungen




 

Testdrive-Management-System - TMS



Bei dem Testdrive-Management-System (TMS) handelt es sich um die erweiterte Version eines elektronischen Fahrtenbuchs für fahraktive Automobil-Veranstaltungen. Mit dem TMS werden alle (Test)Fahrten im Rahmen eines Events protokolliert und dokumentiert. Das TMS kann im Rahmen weiterer Teilnehmermanagement-Leistungen von Guest-One aus einer Hand angeboten werden. Wird das Teilnehmermanagement vom Kunden selbst oder einem anderen Dienstleister durchgeführt, so stellt Guest-One nach Abstimmung definierte Schnittstellen zur Verfügung.

Funktionen und Module des Testdrive-Management-Systems von Guest-One:

 

  • Online-Tool zur Erfassung und Dokumentation von Probefahrten
  • Datenerfassung und Erstellung personalisierter Dokumente (Haftungserklärung)
  • Führerschein-Scan (auf Wunsch)
  • Zuordnung von Gästen zu Fahrzeugen mithilfe mobiler Scanner
  • Synchronisation aller Daten über eine Web-Plattform
  • Echtzeitübersichten zu diversen Fahrzeug-Statistiken
  • GPS-Tracking und Anzeige möglich

Close

eventry3 - die Unternehmenslösung von Guest-One

Die leistungsstarke Teilnehmermanagement-Software

"Do it yourself" - Teilnehmermanagement mit "eventry3"

Bei "eventry3" handelt es sich um unsere Softwarelösung, mit der Unternehmen, Agenturen oder Verbände ihr Teilnehmermanagement eigenständig inhouse durchführen können. Die Software ist webbasiert, somit ist keine Installation auf Kundenseite notwendig. In die Entwicklung von eventry sind viele Jahre Erfahrung aus hunderten von individuellen Projektlösungen eingeflossen.

Die Funktionen im Überblick:

  • webbasiertes Portal, vollständig im Kunden-CI gestaltet
  • verschiedene Designs hinterlegbar und je Event auswählbar
  • einfaches schnelles Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen
  • Erstellung von Onlineanmeldungen mittels modularem "Baukasten"
  • Frontend "ab Werk" in deutsch und englisch
  • frei konfigurierbare Datenfelder und Abfrageschritte
  • Import von Gästedaten und automatische Vergabe von Login-Codes
  • Mailversand (Einladung, Reminder, Bestätigung) direkt aus dem Tool
  • Begleitungen, Hotel-, Reise-, und Aktivitäten-Abfragen "per Klick" zuschaltbar
  • Anmeldestände und Hotelbelegungen jederzeit in Echtzeit im Blick
  • Checkin-Modul für den Einsatz vor Ort - auf Wunsch mit Badgedruck
  • Online-Umfragen nach Event
  • Bildergalerie nach Event
  • konfigurierbare Reportings zum Download


Laden Sie sich hier unsere Kurzinformation herunter.
Verschaffen Sie sich hier einen ersten Überblick über zufriedene eventry-Kunden.


Diese erkennen Sie an diesem Zeichen:

 

Close
Live support
We are sorry, but support is not available at the moment.