Bei vielen Veranstaltungen benötigen die Gäste eine Übernachtungsmöglichkeit vor oder nach der Veranstaltung. Um sicherzugehen, dass für jeden Gast ein angemessenes Hotelzimmer bereit steht, sollten entsprechende Reservierungsmechanismen im Anmeldeprozess berücksichtigt werden. Je nach Veranstaltungsart und Gästekategorie können dabei ganz unterschiedliche Vorgehensweisen gewählt werden, z.B.:
der Gast bekommt die Information welche Hotels zur Verfügung stehen und wie eine Buchung vorgenommen werden kann
für den Gast wird in Abhängigkeit von seinen Wünschen eine Reservierungsanfrage an ein in Frage kommendes Hotel gemacht, das Hotel schickt eine Reservierungsbestätigung an den Gast selbst
für den Gast wird ein Zimmer in einem in Frage kommendes Hotelzimmer gebucht, der Gast zahlt bei der Abreise selbst
für den Gast wird ein Zimmer aus einem im Vorfeld vom Veranstalter reservierten Kontingent, die Rechnung zahlt der Veranstalter, ggf. werden die Kosten an den Gast bzw. eine defnierte Kostenstelle weiterbelastet
Jede dieser Varianten ist vom Ablauf verschieden. Eine gut funktionierende Hotelverwaltung behält die verfügbaren Zimmerkapazitäten stets im Blick und liefert schnell aussagekräftige Listen und Statistiken zu den vorgenommenen Buchungen bzw. Reservierungen.
