Die telefonische Betreuung von Gästen und anderen Beteiligten an einer Veranstaltung wird häufig als Hotline bezeichnet. Die Bereitstellung einer Hotline ist in vielen Fällen nicht unbedingt erforderlich, ist aber für viele Gäste ein sehr willkommener Service des Veranstalters, denn viele der typischen Fragestellungen lassen sich schnell telefonisch klären.
Die technische Bereitstellung einer Hotline ist schnell und einfach umzusetzen. Aufwendiger ist es dafür zu sorgen, dass Anrufe zu den vorgesehenen Zeiten zuverlässig, freundlich und kompetent beantwortet werden, denn Anzahl und Zeitpunkt der eingehenden Anrufe lassen sich nur dann prognostizieren, wenn Erfahrungen mit der Zeilgruppe und vergleichbaren Veranstaltungen vorliegen. Gäste rufen gerade bei unvorhergesehenen Fragestellungen an und diese lassen sich nun mal nicht genau planen.
Ob für eine Veranstaltung die Einrichtung einer Hotline sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere:
der Zahl der eingeladenen Gäste:
Je größer die Zahl der Gäste ist, desto größer ist natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass Gäste telefonisch Fragen klären möchten.
der Klarheit und der Transparenz der Anmeldung für Gäste:
Je verständlicher der Anmeldeprozess kommuniziert wird, desto weniger Fragen treten auf. Unklare, mißverständliche oder fehlende Informationen führen zu vielen Nachfragen.
der Erfahrung der Zielgruppe mit vergleichbaren Veranstaltungen:
Je vertrauter die Zielgruppe mit den Abläufen vor und auf der Veranstaltung ist, umso weniger Rückfragen entstehen naturgemäß.
der Zahl der Anreise- und Übernachtungsmöglichkeiten und sonstiger Wahlmöglichkeiten für die Gäste:
Eine große Zahl von Wahlmöglichkeiten für Anreise, Unterbringung und Veranstaltungsteile (z.B. Workshops, Rahmenprogramme) kann als besonderer Service für den Gast angesehen werden, führt aber schnell zu hohem Erklärungs- und Beratungsbedarf.
