Die Online-Anmeldung ist sowohl für den Veranstalter als auch für die Teilnehmer oft das effizienteste Anmeldeverfahren.
Es hat gegenüber der postalischen Anmeldung, der Faxanmeldung oder der telefonischen Anmeldung eine Reihe von Vorteilen:
der Gast kann sich jederzeit und ohne Berücksichtigung von Öffnungs- oder Sprechzeiten zur Veranstaltung anmelden
der Bearbeitungsaufwand für eine Anmeldung gering. Die Angaben des Teilnehmers werden sofort in einer Datenbank gespeichert werden und sind für berechtigte Personen jederzeit einsehbar
der Gast weiß schon während der Anmeldung, ob Plätze verfügbar sind, wenn das System Kapazitäten berücksichtigt. Sagt ein Teilnehmer ab, ist der freigewordene Platz sofort sichtbar
der Gast kann sofort eine Bestätigung seiner Anmeldung per E-Mail erhalten
dem Gast entstehen keine Porto- bzw. Telefonkosten
die Anmeldung kann mit wenig Aufwand in verschiedenen Sprachen angeboten werden
berechtigte Personen können jederzeit den aktuellen Anmeldestand und die Liste der Gäste einsehen
Eine Online-Anmeldung hat aber nicht nur Vorteile. Zum einen gibt es Gäste, die sich nicht online anmelden möchten, weil sie nicht über einen Internetzugang verfügen oder dem Medium Internet Misstrauen entgegenbringen.
Zum anderen ist die Bereitstellung einer Online-Anmeldung mit Kosten verbunden, die sich z.B. bei geringer Teilnehmerzahl nicht immer rechnen.
Die Akzeptanz des Internets für solche Zwecke nimmt stetig zu, für einige Zielgruppen ist es aber empfehlenswert, parallel auch eine Anmeldungsmöglichkeit per Fax oder Telefon einzurichten.
Die Fixkosten für ein Online-Anmeldesystem lassen sich grundsätzlichen durch den Einsatz einer flexiblen Anmeldeplattform (siehe auch Unternehmenslösungen) auf mehrere Veranstaltungen verteilen. Im Einzelfall hängt es von den Besonderheiten einer Veranstaltung bzw. des gewünschten Anmeldeverfahrens ab, ob eine Anmeldeplattform sinnvoll und wirtschaftlich ist.
