Der Einladungsversand spielt eine zentrale Rolle in der Kommunikation mit den Gästen, deswegen muß dieser Schritt perfekt umgesetzt werden. Der Einladungsversand erfolgt in der Regel postalisch oder per Email. Folgenden Voraussetzungen sind wichtig:
eine vollständige Liste aller einzuladenen Personen mit allen für die Einladung erforderlichen Personendaten. Ermitteln Sie frühzeitig die Adressdaten und planen Sie die Beschaffung fehlender Daten ein. Kontrollieren Sie die Daten auf Plausibilität und Aktualität.
der Zielgruppe und dem Anlass angemessene Form und Inhalte. Sämtliche Texte müssen sprachlich inhaltlich richtig formuliert sein, Informationen über Zeit und Ort müssen stimmen und eindeutig sein.
eine Logistik, die den zeitnahen Versand aller Einladung zuverlässig gewährleisten kann.
eine angemessene Planung des Versanddatums sowie der Rückmeldefristen. Versenden Sie Einladungen nicht zu früh, damit Ihre Gäste realistisch einschätzen können, ob sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Berücksichtigen Sie Postlaufzeiten und bedenken Sie, daß manche Empfänger aufgrund von Abwesenheit die Einladung erst später erhalten könnten. Geben Sie Ihren Gästen einen angemessene Zeitspanne für die Rückmeldung.
ein klar definierter Absender. Entscheiden Sie frühzeitig, wer der Unterzeichner einer Einladung sein soll und wie unterzeichnet werden soll - z.B. mit eingedruckter Unterschrift oder durch handschriftliche Unterzeichnung. Treffen Sie Vorkehrungen, damit Einladungen per Email möglichst nicht im Spam-Filter der Empfänger aussortiert werden.
Es gibt je nach Zielgruppe und Veranstaltungen unterschiedliche Formen von Einladungen, z.B.
nicht personalisierte Einladungen: Diese Variante - auch offene Einladungen genannt - wird eingesetzt, wenn der Teilnehmerkreis nicht genau bekannt oder im Vorfeld festgelegt ist. Beispiel: Sie richten eine Einladung an die Firmenadresse Ihrer Kunden, weil Sie nicht bestimmen können welche Personen teilnehmen könnten. Falls eine Anmeldung bzw. Rückmeldung erforderlich ist, müssen Ihre Gäste persönliche Angaben machen.
personalisierte Einladungen: Dies Variante ist sinnvoll, wenn Sie gezielt einzelne Personen einladen möchten. Bei Verwendung von personalisierten Einladungscodes/Passwörtern brauchen Ihre Gäste keine Personenangaben zu machen, sondern können über Codeeingabe zugeordnet werden. Diese erleichtert die Anmeldung für Ihre Gäste erheblich und führt zu genaueren Daten über Ihre Gäste.
