Guest-One Quickfinder

Leistungen

Teilnehmer-Management bündelt komplexe Einzelprozesse – mit dem Ziel, den Gast einer Veranstaltung von Anfang bis Ende optimal zu begleiten, gleichgültig, ob es sich um 100 oder 10.000 Gäste handelt.

Das Gewerk Teilnehmermanagement wird in vier Phasen eingeteilt, zu denen Sie hier mehr erfahren. Die komplexen Abläufe, die von Veranstaltung zu Veranstaltung variieren, erfordern Expertise und langjährige Erfahrung.

Phase 1 – Vorbereitung

Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmer-Management klar zu werden. Hier helfen wir als erfahrene Berater gerne weiter.

Im Rahmen der Prozessdefinition wird auch das Datenmanagement festgelegt. Vorhandene Daten werden geprüft und auf Dubletten abgeglichen, anschließend geht es ins Detail: Wie sieht die grafische Gestaltung der Einladung aus, erfolgt der Versand per Email oder per Post? Auf welchem Weg antworten die Gäste und welche Informationen sollen abgefragt werden?

Sie sehen – Teilnehmer-Management beginnt weit vor der eigentlichen Veranstaltung. Je früher wir involviert sind umso besser das Ergebnis.

Phase 2 – Vor dem Event

Nun ist es so weit: Die Einladungen werden verschickt, die Gäste bestätigen ihre Teilnahme. Dies kann postalisch, online oder per Hotline erfolgen. Anschließend erhalten die Teilnehmer ihre Bestätigungen und ihr Namensschild - beispielsweise in Form eines hochwertigen Kunststoff-Badges mit Barcode oder RFID-Chip. Im Backoffice werden derweil unterschiedliche Reisearten koordiniert, die Hotelverteilung vorgenommen und auf Sonderwünsche reagiert.

Eine zentrale Datenhaltung sorgt für den umfassenden Überblick – jederzeit und an jedem Ort.

Phase 3 – Auf dem Event

Der große Tag – Türen auf. Mit einem innovativen Zutrittsmanagement sorgen wir nicht nur für einen reibungslosen und schnellen Check In. Sie behalten auch die Gewissheit, dass nur Ihre Gäste zur Veranstaltung eingelassen werden. Geschultes Personal, freundliche Hostessen und funktionierende Technik sorgen für die notwendige Sicherheit. Gerne unterstützen wir Sie mit Sonderlösungen wie Sitzplatzverwaltung oder Besucher-Informationssystemen. Und sollte es dennoch einmal zu unerwarteten Herausforderungen kommen, lösen die Experten am Info- und Trouble-Counter jedes Problem.

Phase 4 – Nach dem Event

Die Veranstaltung ist vorbei, der Abbau hat begonnen, Ihre Gäste sind bereits wieder auf der Rückreise. Für uns ist die Arbeit noch nicht zu Ende. Personalisierte Dankschreiben, die Erstellung einer Online-Bildergalerie oder eine Gästebefragung per Mail – gerne unterstützen wir Sie auch im Nachgang des Events mit passenden Lösungen. Dazu erstellen wir selbstverständlich umfassende Reportings und Auswertungen, die Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung helfen und in die Planung der kommenden Projekte einfließen.